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Aluna de Arquivo - Arquivista em Construção vi essa notícia e achei muito útil não só para arquivistas, mas para todos que têm essa dúvida.
O
artigo 206 do Código Civil brasileiro prevê regras para a prescrição de
dívidas, e, portanto, para o eventual armazenamento do comprovante de
pagamento das mesmas. Porém, cada tipo de conta possui um prazo
diferente de prescrição e um tempo diferente para guardar os recibos.
Os
comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e gás devem
ser guardados por cinco anos - prazo de prescrição da cobrança de taxas
previsto no Código Civil. Os recibos de quitação de consórcio também
devem ser guardados por cinco anos, segundo a regra geral, mas o Idec
orienta que se mantenha os comprovantes de pagamento das parcelas até
que seja dada a quitação do pagamento do bem pela administradora, com a
consequente liberação da alienação fiduciária incidente sobre o veículo.
As mensalidades escolares já pagas também devem ser mantidas por cinco
anos, segundo o mesmo artigo do Código Civil.
Já os
comprovantes de tributos em geral, como IPTU, Imposto de Renda e outros,
devem ser guardados por cinco anos, considerando o primeiro dia útil do
ano seguinte ao da quitação dos mesmos, segundo o artigo 173, I, do
Código Tributário Nacional.
Os
recibos de quitação de aluguéis devem ser guardados por três anos -
prazo que o locador tem para cobrar aluguéis em atraso. Já os de
condomínio possuem duas regras distintas.
Aqueles
com vencimento anterior a 11/01/1993 devem ser guardados por vinte anos
conforme o Código Civil de 1916. Após essa data, o prazo para o
armazenamento de comprovantes passa a ser de cinco anos (para evitar
acúmulo de papéis, é interessante pedir à administradora de tempos em
tempos um declaração de que não possui débito algum). Vale lembrar a
importância de o locatário também guardar os comprovantes de pagamento
do condomínio para comprovar ao locador o cumprimento desta obrigação
contratual.
Os
comprovantes de planos de saúde com vencimento anterior a 11/01/1993
devem ser mantidos por vinte anos, de acordo com o CC/1916. Aqueles com
vencimento posterior devem ser mantidos por cinco anos. Já os de seguros
saúde, como os seguros em geral, devem ser guardados pelo prazo de um
ano.
As
faturas quitadas de cartões de crédito com vencimento anterior a
11/01/1993 devem ser mantidas por 20 anos. As com vencimento posterior,
por apenas cinco anos para que a quantia principal seja reclamada. Para
discutir os juros, porém, devem ser guardadas por apenas três anos.
Os
comprovantes de pagamento de serviços de profissionais liberais em geral
(médicos, advogados, professores, peritos) devem ser mantidos por cinco
anos. Os de quitação de imóvel devem ser guardados até o registro
definitivo da escritura ser feito no Cartório de Registro de Imóveis, já
que é só nesse momento que o comprador adquire a propriedade plena do
imóvel.
O
prazo para cobrar obrigação relacionada à hospedagem e alimentação em
local de hospedagem é de um ano. Portanto, os comprovantes de pagamento
com gastos deste tipo devem ser guardados por igual período.
As
notas fiscais, além de serem um comprovante de recolhimento de impostos,
garante ao consumidor a prova da compra de determinado produto em
determinado estabelecimento. Para possíveis reclamações com o
fabricante, o consumidor deve guardá-la enquanto durar a garantia legal
conferida para produtos e serviços não duráveis (30 dias e 90 dias para
produtos e serviços duráveis), de acordo com o Código de Defesa do
Consumidor (CDC).
É bom
ressaltar que, em casos de vício oculto, o prazo começa a correr apenas a
partir da data em que o consumidor tomar conhecimento do problema.
Desse modo, é conveniente que se guarde a nota fiscal durante toda a
vida útil dos produtos, principalmente quando forem bens duráveis de
valor considerável, como eletroeletrônicos e veículos automotores.
